Kuidas tarnelepinguid sujuvamaks muuta?

Ettevõtte dokumentatsiooni tuleks hoida korras. Nii et teiste äridokumentide hulgast saate hõlpsalt leida kauba tarnimiseks sobiva lepingu, tasub neile luua eraldi riiul või kaust. Kuid mitte ainult seda. Samuti tuleb sujuvamaks muuta ka lepinguid ise.

Kasutusjuhend

1

Koguge kokku kõik lepingud, mida soovite korrastada, ja hinnake neid. Pöörake tähelepanu sellele, kui tihti neid sõlmitakse ja milliste partneritega. See aitab teil valida dokumentide klassifitseerimise viisi.

2

Kui partnereid on palju, on sobivam viis korraldada lepingud nende sõlmimise kuupäevaks. Juhul, kui pikema aja jooksul sõlmitakse lepingud samade ettevõtetega, võivad osapooled need rühmitada eraldi kategooriasse (kausta). Ja mõnel juhul piisab, kui lepingud lihtsalt tähestikulises järjekorras partnerfirmade nimede järgi kokku panna.

3

Ükskõik, millise meetodi valite, ärge unustage, et mahukaid kaustu on väga ebamugav kasutada. Vaadake lepingud üle ja eemaldage ühiskomplektist need, mis on lõppenud. Looge neile eraldi kaust. Selliseid lepinguid rakendatakse enamasti ainult üksikjuhtudel, igapäevases töös neid ei nõuta.

4

Lepingute kronoloogilises järjekorras korraldamisel pidage kinni dokumentide säilitamise ja säilitamise üldpõhimõtetest. Sageli kasutatavates kaustades asuvad hiljuti sõlmitud lepingud. Allpool on varasema tähtajaga dokumendid. Arhiivi esitamisel peaks vastupidi olema esimene ja allpool viimane leping.

5

Ühe kategooria visuaalseks eraldamiseks kasutage markereid, silte, järjehoidjaid ja muid kontoritarbeid. Veenduge, et need eraldajad oleksid kaustas selgelt esile tõstetud. See hõlbustab oluliselt vajalike dokumentide otsimist.

6

Kui kõik kauba tarnimise lepingud on sobivalt kausta paigutatud, koostage kindlasti dokumendiregister. Võtke see kaanelt või pange see kausta kõigi lepingute peale. Jätke registrisse tühjad read. Uue lepingu sisestamisel sisestage registrisse teave selle kohta.