Kuidas tarnijale kirja kirjutada

Äriline kirjavahetus nõuab delikaatsust, eriti kui see on seotud tarnijale saadetavate kirjadega, kuna edasikaebamise põhjuseks võib olla mitte ainult tema, vaid ka teie organisatsiooni kohustuste rikkumine.

Kasutusjuhend

1

Kui see on teie esimene kord, kui pöördute tarnija poole toodete tellimiseks, kasutage selle organisatsiooni kehtestatud toodete kohaletoimetamise standardset vormi. Kui seda avaldust ei postitata organisatsiooni veebisaidile elektrooniliselt, kirjutage vabas stiilis kiri.

2

Kui tellite mitut tüüpi tooteid erinevates kogustes, tellige vajadusel tabeli kujul toote nimetus, artikkel, värv. Kirjutage tellitud kauba eest tasumise kohustus, edastage tarnijale oma organisatsiooni andmed, nende andmete põhjal koostab tarnija lepingu. Kirja lõpus väljendage oma lootusi edasisele vastastikku kasulikule koostööle.

3

Kui teie kiri tarnijale puudutab tema poolt lepingust tulenevate kohustuste ebaõiget täitmist, vale kvaliteediga, klassi või tüüpi kaupade enneaegset tarnimist, kasutage käiveid “Selle kirjaga teatame teile …”, “teavitame teid …”. Esitage selgelt põhjus, miks te ei saa tarnitud kaupa vastu võtta. Vt lepingut või lepingutaotlust, mis näitab, mitu ühikut ja millist toodet tarnija oleks pidanud teile saatma. Sel juhul on tarnijal lihtsam oma viga parandada.

4

Kui teie kiri puudutab kauba eest tasumise võimatust lepinguga kehtestatud tähtaja jooksul, teatage sellest tarnijale kõige pehmemal, kuid samal ajal ka ametlikul kujul. Kasutage käiveid "Vabandame makseviivituse pärast …", "asjaolude tõttu ei saa me arveid maksta enne …".

5

Öelge vastaspoolele täpselt, millal kavatsete talle võlgnevuse maksta, ja et teie organisatsioon saab selle kohustuse kindlasti täita. Kirja lõpus avaldage lootust, et see episood ei mõjuta teie pikaajalist partnerlust.