Kuidas rakendada juhtimiskvaliteedi süsteemi?

Kvaliteedijuhtimissüsteemi olemasolu annab täna tunnistust ettevõtte stabiilsusest ja usaldusväärsusest. Selle rakendamine võimaldab teil suurendada juhitavust ja konkurentsivõimet, samuti vähendada kulusid.

Teil on vaja

• - "Kvaliteedipoliitika";

• - "kvaliteedijuhend";

• - "kogu süsteemi hõlmavad dokumenteeritud protseduurid";

• - programm, mis vastab kvaliteedipoliitikale;

• - ettevõttes äriprotsesse reguleerivad normatiivdokumendid;

• - koolitatud ja koolitatud personal.

Kasutusjuhend

1

Kvaliteedijuhtimissüsteem - näitaja ettevõtte usaldusväärsusest ja tema võimest toota tooteid vastavalt kliendi nõudmistele. Süsteemi juurutamise eesmärk on kõrvaldada võimalikud vead personali töös, mille tagajärjeks võib olla abielu. Kvaliteedijuhtimissüsteemi juurutamise protseduur on väga mitmekülgne ja mitmeastmeline ning selle rakendamine nõuab pikka aega (kuni 1, 5 aastat).

2

Kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamine algab juhtkonna otsusega selle protsessi algatamise sobivuse kohta. Juhtkonna tasemel arendatakse välja süsteemi ülesehitamise eesmärgid, samuti nende saavutamiseks konkreetsed taktikalised sammud. Kõik see tuleb dokumenteerida tellimuste ja strateegiliste dokumentide vormis. Üks olulisemaid on kvaliteedipoliitika, mis peaks juurdepääsetaval ja kokkuvõtlikul kujul sisaldama peamisi põhimõtteid, millel kvaliteedisüsteem põhineb. Need peaksid olema kooskõlas ettevõtte prioriteetidega ja põhinema selle väärtustel.

3

Järgmisel etapil on vaja töötajatele süsteemi loomise otsus edastada, samuti tuleb talle põhjendada selle protseduuri olulisust. Kõik ettevõttes vastutava isiku juhtimisel töötavad töötajad peaksid õppima juhtimisteooriat, aga ka põhilisi ISO-standardeid. Erilist tähelepanu pööratakse personali pädevusele, vajalikele teadmistele ja kogemustele kvaliteedijuhtimissüsteemi raames.

4

Järgmisena peate võrdlema ettevõtte hetkeseisu ja nõudeid ISO standarditele. Seda saab teha ettevõtte töötajaid küsitledes ja küsitledes. Tulemuseks peaks olema aruanne, milles antakse juhiseid selle kohta, kuidas standardi konkreetseid nõudeid rakendatakse ja mille poole on vaja püüelda. Aruandes tuleks pöörata erilist tähelepanu asjade hetkeolukorrale: ettevõtte põhi- ja abiprotsessidele, kõige kriitilisematele äriprotsessidele, asjakohaste määruste olemasolule, samuti vastutuse ja volituste jaotusele inimeste ja osakondade vahel. Kvaliteedijuhtimissüsteemi juurutamise tulemus peaks olema vastuolude kõrvaldamine praeguse ja nõutava olukorra vahel.

5

Kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamine on projektiprojektita võimatu. See peaks sisaldama menetluse etappide kirjeldust, iga etapi eest vastutavate isikute loetelu, samuti eelarve jaotust. Viimane koosneb väliskonsultantide teenuste eest tasumise kuludest, personali koolituse kuludest, aga ka hinnast, mis tuleb maksta juhtimise põhitööst eemale hoidmise eest. Programm lõpeb kriteeriumidega, mille alusel juhtkond otsustab, kas nad on suutnud oma eesmärgid saavutada (näiteks tagasilükkamismäär, klientide rahulolu, tootluse protsent).

6

ISO süsteemistandardid nõuavad kõigi ettevõtte äriprotsesside dokumenteerimist. Esialgu koostatakse "kvaliteedipoliitika" alusel "kvaliteedijuhend". See dokument sisaldab vastutusalade kirjeldust, kvaliteediosakonnale esitatavaid nõudeid, dokumendihalduse algoritmi, kaebuste vastuvõtmise ja menetlemise protseduure. Veel ühte dokumendirühma nimetatakse kogu süsteemi hõlmavateks dokumenteeritud protseduurideks. Vastavalt standardile tuleks reguleerida 6 põhiprotseduuri. See on dokumentide, andmete haldamine, auditeerimine, abielu, meetmed, mis parandavad mittevastavusi ja väldivad ebakõlasid. Lõpuks peaks järgmine dokumendirühm kirjeldama juhtimisprotsesside tõhusa kavandamise ja rakendamise reegleid.

7

Pärast kõigi äriprotsesside normaliseerimist on vaja alustada süsteemi prooviprotseduuridega. Protsesse saate alustada järk-järgult, näiteks alustades proovitoimimist tarneosakonnas, seejärel minge müügiosakonda. Pilootoperatsioonidega peaks kaasnema juhtimissüsteemi siseaudit, et teha kindlaks tugevused ja nõrkused. Auditi käigus tuleks võrrelda kvantitatiivseid kvaliteedinäitajaid ja ideaalseid parameetreid, mille poole on vaja püüelda. Kõik kõrvalekalded tuleb registreerida ja kohandada vastavalt töötajate töötulemustele.

8

Viimane samm on KVSi sertifitseerimine. Selleks peate esitama taotluse sertifitseerimisasutusele, lisama sellele kõik ettevalmistatud regulatiivsed dokumendid, ettevõtte organisatsioonilise struktuuri skeemi ja selle peamiste klientide loetelu. Pärast esitatud dokumentide kontrollimist ja kvaliteedisüsteemi kontrollimist otse ettevõttes koostab sertifitseerimiskeskus protokolli, mis kajastab kõiki lahknevusi. Selle tulemuste kohaselt peab ettevõte piiratud aja jooksul kõik kommentaarid kõrvaldama ja edastama muudatuste tulemused. Kui lahknevused lahendatakse, antakse ettevõttele sertifikaat. Selle täitmiseks kulub umbes kuu.

9

Pärast ettevõtte sertifitseerimise läbimist ei tohiks töö kvaliteedijuhtimissüsteemi parendamisega lõppeda. Lisaks peab sertifitseerimisasutus perioodiliselt läbi viima uuesti auditeid. Nende eesmärk on kinnitada, et ettevõte täiustab pidevalt enda juhtimissüsteemi.

Pöörake tähelepanu

Praktikas võib kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamisel esineda teatavaid raskusi. See on töötajate otsuste tagasilükkamine, usalduse purunemine töötajate ja erinevate osakondade vahel, ühiste eesmärkide mõistmise puudumine, madal tootmiskultuur jne.

Kasulik nõu

Sertifitseerimisasutuse valimisel tuleks lähtuda ettevõtte eesmärkidest. Kui ta kavatseb töötada ainult vene klientidega, võite pöörduda kodumaise sertifitseerimisasutuse poole. Rahvusvahelised partnerid võivad nõuda usaldusväärse läänepoolse sertifitseerimisasutuse sõlmimist.

Peaaegu kvaliteedijuhtimissüsteemi kohta