Kuidas paberimajandust korraldada

Paberimajandus - selle organisatsiooni halduse dokumentide ja dokumentide toetamine, mida reguleerib GOST R 51141-98 "Paberimajandus ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused". Kontoritöö korraldamine seisneb sissetulevate, väljaminevate ja sisedokumentide registreerimise, säilitamise ja kasutamise korraldamises ettevõtte praeguses tegevuses.

Kasutusjuhend

1

Vaimuliku töö korraldamisel määrake kindlaks, kas teie ettevõte, organisatsioon, geograafiliselt kauged üksused või filiaalid võta seda asjaolu arvesse ja kaaluge nende üksustega suhtlemise mehhanismi. Neis olev kantseleisüsteem peaks olema identne peakontoriga, et vältida probleeme registreerimisel ja paberimajandusel.

2

Mõelge, millist olemasolevat paberimajanduse vormi te kasutate: tsentraliseeritud, segatud või detsentraliseeritud. Nende valik määrab ettevõtte struktuuri (kas sellel on geograafiliselt kaugel asuvad üksused) ja kontorijuhtimisteenuse tehnilised seadmed. Kui see teenus on väike ja tehniliselt seda ei pakuta, antakse osa selle funktsioonidest üle üksustele. Sel juhul toimub segapaberitöö. Kui see teenus on varustatud kogu vajaliku personali, riist- ja tarkvaraga, siis see arvepidamise vorm tsentraliseeritakse.

3

Valige igas struktuuriüksuses spetsiaalne personaliüksus, mis viib läbi kontoritöid. Kui see pole võimalik, määrake teine ​​töötaja, kes ühendab oma peamiste tööülesannete täitmise sekretäri ülesannetega.

4

Määrake juhtumite arv ja nomenklatuur, mis hõlmab kõiki sissetulevaid, väljaminevaid ja sisedokumente. Kui need on kõrgema (vanema) organisatsiooni dokumendid, siis esitatakse need juhile arutamiseks; alluvate organisatsioonide dokumendid tuleks esitada arutamiseks nendega töötava juhi asetäitjale. Sellest lähtuvalt on kodanike pöördumised selle asetäitja poole, kellele on usaldatud kohustus teha koostööd elanikkonnaga.

5

Olles tuvastanud korrespondentide ringi, looge klassifikaator, mille abil saate kohe kindlaks teha, millisesse korrespondentide rühma see dokument kuulub. Näiteks määrake kood 01 riigiasutustele, kood 02 kõrgema organisatsiooni kirjadele, kood 03 tarnijatele, 04 kood klientidele jne. See aitab dokumentide liikumist organisatsioonis sujuvamaks muuta.

6

Otsustage, millises vormis töövoog viiakse läbi - ajakirjas või kaardis. Mõlemad vormid rakendatakse spetsiaalsetes elektroonilistes dokumendihaldusprogrammides. Kui te ikkagi ei saa sellist programmi osta, kasutage elektroonilisi dokumentide registreerimise ajakirju; neid saab käivitada Excelis.